ارائه و سخنرانی یکی از ارکان اصلی در کار

روش‌های ارائه

ارائه­‌ها باید نقاط اوج در هر مرحله از زندگی حرفه‌ای شما باشند.

ارائه­‌ها باید نقاط اوج در هر مرحله از زندگی حرفه‌­ای شما باشند. در واقع آن‌ها لحظاتی بسیار حیاتی، فرصتی برای درخشیدن شما، معرفی برنامه­‌ها، بیان نظرات‌تان و تأثیرگذاری بر دیگران هستند.

اگر قصد تأثیرگذاری بر دیگران یا درخواست بودجۀ بیشتری داشته، یا صرفاً می‌خواهید عقایدتان را بیان کنید، ارائه و سخنرانی یکی از ارکان اصلی کار شما خواهد بود. پس چرا بسیاری از این فرصت‌های طلایی از بین می‌روند و شما نمی‌توانید به هدفی که می‌خواهید برسید؟ کتاب حاضر به تمام جزئیات یک ارائۀ موفق از جمله تحقیقات قبل از ارائه، مهارت معرفی طرح و بازخوردهای حاصل طی هفته­‌ها پس از برنامه می­‌پردازد. این کتاب به شما می­گوید چطور بر مخاطبان خود به درستی تأثیر بگذارید، چه چیزهایی را هنگام ارائه، نشان دهید و چه چیزی را حذف کنید.  

شما چه یک فرد حرفه­‌ای باشید که می­‌خواهد سخنرانی بی­عیب و نقصی داشته باشد و چه فردی تازه‌کار و دستپاچه­ که می­‌خواهد با موفقیت از یک مرحله عبور کند، در این کتاب به تمام اطلاعات لازم دست خواهید یافت. کتاب حاضر با ذکرنکات و مثال­‌هایی از بهترین ارائه­‌ها، نیاز شما را برای تأثیرگذار کردن گزارش‌ها یا حرفه­‌ای‌­تر کردن سخنرانی­تان برطرف می­‌کند.

ارزیابی مهارت­‌ها

سؤالات زیر شما را بر آن می­دارد که به جنبه‌­های مختلف ارائه بیندیشید و همچنین سؤالات دیگری را در ذهن شما ایجاد می­نماید. برای گرفتن بهترین نتیجه از این ارزیابی، پیش از مطالعۀ کتاب، پرسشنامۀ زیر را مطالعه کنید و سپس صادقانه پاسخ مناسب را برگزینید.

1. به محض اینکه متوجه شدید باید طرحی را ارائه دهید، اولین واکنش شما چه خواهد بود؟

الف) چطور می­‌توانم از زیر این کار شانه خالی کنم؟

 ب) عالی است! بر اساس استعدادهایم سعی در تأثیرگذاری بر مخاطب می­‌کنم.

 ج) جالب است! چطور می­‌توانم از این فرصت استفاده کنم؟

2. وقتی برای ارائۀ کار خود آماده می­شوید، اولین نگرانی­تان چیست؟

الف) راحت­ترین راه برای سرهم کردن این کار در مدت زمانی کوتاه چیست؟

ب) پیام من چیست؟

 ج) چطور می­‌خواهم بر رفتار و رویکرد مخاطبانم تأثیر بگذارم؟

3. هدف از ارائة این کار چیست؟

الف) نمی­دانم.

ب) انتقال پیام.

ج) نمی­دانم اما می­دانم چطور آن را بیابم.

4. برای ارائۀ کار خود چطور تحقیق خواهید کرد؟

الف) از همکارم اطلاعاتی قرض گرفته و مطالبی به آن اضافه می‌­کنم.

ب)  تحقیقات لازم نیست،  مطالبی که می­‌خواهم ارائه دهم، قبلاً منتشر شده است.

ج) از منابع مختلفی تحقیق خواهم کرد؛ از جمله مطالب قبلی خودم، رقبایم و خود مخاطبان.

5. ارائۀ شما چقدر طول می‌­کشد؟

الف) نمی­دانم.

ب) هر قدر که طول بکشد مهم نیست؟ از آغاز تا پایان وقت.

ج) بستگی دارد،  می‌­توانم بسته به علاقۀ مخاطبان آن را مختصر یا طولانی­تر کنم.

6. چند نکتۀ اصلی دارید؟

الف) به اندازۀ اسلایدهایی که دارم.

ب) تمام مطالب من، نکات اصلی هستند.

ج) بیشتر از 5 مورد نیست.

7. اگر مجبور باشید، آیا می‌­توانید بدون اسلاید، یادداشت یا ابزارهای الکترونیک، کارتان را ارائه دهید؟

الف) اسلایدها کل ارائه را شکل می­دهند، بدون اسلاید، ارائه‌­ای ندارم.

ب) مطالب را از حفظ هستم.

ج) بله حتی در این شرایط بهتر می­‌توانم ارائه دهم.

8. برای این ارائه، چطور تمرین می­‌کنید؟

الف) تمرین نمی‌کنم.

ب) قبلاً تمرین کرده‌­ام.

ج) تمرینی رسمی با حضور افراد.

9. کدام یک از موارد زیر به بهترین شکل کار شما را توصیف می‌کند؟

الف) اسلایدها را شماره‌گذاری می­‌کنم

ب)به آن­ها می­‌گویم چه چیزی را می­‌خواهم بیان کنم، سپس آن را مطرح کرده، و گفته­‌هایم را مجدداً مرور می­نمایم.

ج) با صدای بلند شروع کرده، زمینه‌چینی نموده و با اوج به کار خود پایان می‌دهم.

10. موقعیت ایده‌­آل شما در طول ارائه چیست؟

الف) در انتهای اتاق و در حال کنترل اسلایدها.

ب) پشت تریبون.

ج) در حال حرکت.

11. وقتی کارتان را ارائه می­دهید، با دست­‌هایتان چه کار می­‌کنید؟

الف) هیچ‌وقت در این باره فکر نکرده‌­ام.

ب) به تأثیرگذاری و تأکید بر نکات کمک می­‌کند.

ج) به آرامی مقابل بدنم قرار می­گیرند.

12. پاورپوینت برای شما چقدر اهمیت دارد؟

الف) حیاتی است.

ب) غیرضروری است.

ج) فکر می­‌کنم باید با احتیاط از آن استفاده کنم.

13. دربارۀ انیمیشن و ویدئو چه نظری دارید؟

الف) فکر می‌کنم عالی هستند.

ب) حواسم را پرت می­‌کنند.

ج) به زمان، مخاطب و پیام بستگی دارد.

14. ارائۀ کار خود را برای هر یک از مخاطبان چطور مناسب‌سازی می­‌کنید؟

الف) چرا باید این کار را بکنم؟

ب) با ذکر نام شرکت از مخاطب تشکر می‌­کنم.

ج) اسلایدها را مناسب‌سازی کرده و در صورت امکان نام آن­ها را ذکر می‌کنم.

تحلیل

بیشتر الف

این پاسخ­‌ها نشان‌دهندۀ بی‌اعتمادی شما به مهارت­‌های ارائۀ کار و تمایل به سرهم کردن برنامه است. شما باید به نگران‌کننده­ترین جنبه­‌هایی که در هنگام ارائه ممکن است پیش بیاید فکر کرده و بعد از اولویت‌بندی کردن آن‌ها، به نوبت به آن­ها بپردازید. بر تکنیک­‌هایی تمرکز نمایید که به شما کمک می­‌کنند ارائه را به‌راحتی انجام دهید؛ نظیر غیررسمی­‌تر کردن جلسه، تبدیل سخنرانی به گفتگو و استفاده از ابزارهای الکترونیکی. پنهان نشوید بلکه جلوی دید باشید.

بیشتر ب

شما به ارائۀ کارتان اعتماد دارید و حتی مشتاق به انجام دادن آن هستید. می­دانید که این فرصتی برای درخشیدن شماست و سعی دارید از این فرصت، بیشترین استفاده را ببرید. اما این‌که به جای تمرکز بر مخاطبان، بیشتر بر خود و پیامتان تمرکز کنید، خطرناک است. امکان دارد به جنبه‌های فنی تأثیرگذاری کارتان اهمیت داده و در استفاده از آن‌ها با موفقیت عمل کنید، اما بهتر است بر درک مخاطبان نیز تمرکز کنید.

بیشتر ج

این وضعیت رویکرد پیچیده‌­ای را منعکس می­‌کند که در آن هدف شما بیش از انتقال پیام، نتیجه‌گیری است؛ یعنی شما یک فرد «نتیجه‌گرا» هستید. مراقب باشید که خود را در این فرایند قربانی نکنید. هدف یک ارائۀ خوب، یادگیری مخاطبان است، اگر نتوانید بدرخشید، فرصت خود را از دست خواهید داد. به تکنیک‌­های انتقال پیام در این کتاب توجه داشته باشید.

نتیجه‌گیری

اگر این اولین باری است که خود را ارزیابی می‌­کنید، پس تحلیل فوق را هنگام مطالعۀ این کتاب در ذهن داشته باشید. به قسمت­‌های تأکیدشده و نکات و تکنیک‌ها توجه نمایید. این موارد به شما کمک می­‌کنند تا میزان پاسخ­‌های الف را کاهش داده و به ترکیبی متعادل از پاسخ‌­های ب و ج برسید. پس از خواندن کتاب و امتحان تکنیک‌­ها، مجدداً این ارزیابی را انجام دهید. اگر صادقانه پاسخ دهید، می‌توانید میزان پیشرفت خود را به‌درستی بسنجید.

اگر فردی کارکشته هستید و می­‌خواهید کیفیت کارتان را ارتقا دهید، یا اگر برای اولین بار قرار است کاری را ارائه دهید و می‌­خواهید اعصاب متشنج‌تان را تسکین دهید، این فصل به شما کمک می­‌کند اجرای خود را برنامه­ریزی نموده و سؤالاتی را از خود بپرسید که پاسخ­‌های آن برای آمادگی‌تان ضروری است. موارد زیر در این فصل بررسی خواهند شد: